Computerworld 米国版
最近、米国では、民事訴訟において電子情報が証拠として開示請求されるケースが珍しくなくなっており、こうした事態に対処するために、企業各社は、電子メールを検索することのできるアーカイブ・システムの構築を急いでいる。
というのも、そうしたシステムがないと、巨額の代償を支払わされることにもなりかねないからだ。実際、米国モルガン・スタンレーは、米国サンビームに関連する訴訟の際に、裁判所が提出を求めた電子メールを提出できなかったために裁判官の不興を買い、結果的に14億4,000万ドルもの賠償金を科せられることになったのである。
このように、電子メールはもはや、民事訴訟における情報開示の標準要素になりつつあるとも言える。原告側弁護人は、電子メール・アーカイブからいくらでも有利な証拠を掘り出すことができると信じているし、昨年はついに、（米国連邦裁判所が民事訴訟で使用する書類の提出形式を定めた）連邦民事訴訟規則（Federal Rules for Civil Procedures：FRCP）が改正され、第26条に、（電子メール、ワープロ文書、表計算、Webページなどの）非構造化データが情報開示対象として追加されることになった。
これは、フォーブス誌の「グローバル2000」に選定されるような大企業だけではなく、あらゆる企業にとって脅威となる。どんな企業も民事訴訟に巻き込まれる可能性はあり、そしてどんな訴訟においても、関連性のある電子メールの開示請求がなされる可能性は否定できないからだ。自分の会社がこのトレンドを見過ごしていると感じるCIOは、その危険性を一刻も早くCEOに警告すべきである。
現時点における電子メール・アーカイブの最大の課題は、「開示請求された電子メールをいかにすばやく見つけ出せるか」ということにある。アーカイブは本来、コンピュータがクラッシュした場合などに備えてバックアップを取っておくためのテープの集合体であり、日常的にはほとんど忘れられた存在になっていると言っても過言ではない。現実に、「数年前の」「ある特定のテープを」「即座に」見つけ出すことのできる企業がいったいどれだけ存在するだろうか。
実際、サンビーム訴訟におけるモルガン・スタンレーの場合にも、裁判所から開示を命ぜられた情報を見つけ出すのに手間取り、全米各地のオフィスや倉庫の片隅から該当するものを見つけ出しては、そのたびに提出するという体たらくを演じたために、裁判所の怒りを買うことになってしまったのである。
だが、あきらめるのは早すぎる。きっちりとしたアーカイブ・システムを構築すれば、過去の電子メールの検索はもちろんのこと、より有意義な活用も可能になるのだから。