ラベルの活用
まずは、ラベルについて。Gmailのラベルは電子メールを分類するためのツールだ。フォルダーのようなものだが、フォルダーより優れている。たとえば、Gmailのサイドバーにあるリンク「プロジェクトA」をクリックすると、フォルダーのように、「プロジェクトA」というラベルを付けた電子メールを一覧することができる。しかし、ラベルの場合、電子メールを物理的にコピーしなくても、1つの電子メールに複数のラベルを付けて立体的に分類することができる。こんな芸当はフォルダーにはできない。たとえば、「ロバートから」というラベルを「プロジェクトA」の電子メールの一つに付けたとしよう。すると、サイドバーにあるどちらのラベル・リンクをクリックしてもこの電子メールが表示されるのだ。これだけでも十分に便利だが、驚天動地というほどではない。しかし、このラベルにフィルターを組み合わせると、さらなる利便性が広がる。
フィルターを使って未済事項を抜き出す
Gmailには受信メール用フィルターが備えられており、特定のキーワード・件名・語句・日付・宛先や差出人の有無により、利用者が設定した基準に従って受信したメールにラベルを付けることができる（ほかの処理を行うことも可能）。フィルターを設定する際は、Gmailアーカイブ中の既存メッセージを使ってテストし基準を調整して精度を高める。十分な精度になったら、フィルターを既存の電子メールに適用する。また、今後受信する電子メールに適用するよう設定しておく。受信済みのメールにもフィルターを適用できるのは便利だ。思い立ったときにアーカイブを整理することができる。というのは、私のアーカイブは2GBもあり、電子メールの一つひとつに手作業でラベルを付けていかなくてはならないとしたら、おいそれとは手が出せない。しかし、Googleが一瞬にして整理してくれる。これでも十分に便利だと言う人もいるだろうが、私は不満だ。フィルターが電子メールにしか適用されないからだ。この制約を取り除くには、従来の「電子メール」という概念を拡張すればよい。