（送受信）箱の枠を超えて
電子メールは、通常、差出人と1つまたは複数の宛先を含み、一つのコンピューターの「送信箱」からほかのコンピューターの「受信箱」に送られるメッセージのことを指す。この定義を拡張し、Gmailで自分宛に送ったメッセージも電子メールに含めることにすれば、Gmailは日常業務に関するほとんどあらゆる情報を自動的に分類・保存する分類整理システムになる。たとえば、顧客との打ち合わせでメモをとったら、すぐにそれをGmail作成画面に入力し、新規電子メールの件名を「メモ：プロジェクトA」として自分宛に送信する（私が完全に注意散漫状態となり送信を忘れてしまったとしても、Gmailは自動的に「下書き」として保存してくれる）。もちろん、自分で自分宛に送った電子メールのうち件名に「メモ」とあるものにはラベル「資料」を割り当てるように、あらかじめフィルターを設定しておく。電話中に作ったメモも同じようにする。
すべてを電子メールに
週報を作成する時期になったらラベル「資料」の下を覗けばよい。そこには参照すべき打ち合わせや電話のメモがきちんと並んでいる。報告書をGmailで作って顧客に送付すれば、報告書はラベル「プロジェクトA」の下にメモと一緒にアーカイブされる。さらに、「ロバート宛」（フィルターに設定したすべての宛先とラベル）の下にもアーカイブされる。Gmailのプロジェクト・ファイルに保管できる情報はメモばかりではない。オンライン検索のリンクを収集分類することもできる。リンクを電子メールで自分宛に送るのだ。Gmailがその電子メールを私が設定したファイルターに従って分類しラベルを付けてくれる。もちろん、画像、表計算のシート、音声やビデオのファイルを電子メールに添付して自分宛に送ることもできる。ほとんどのファイルはヘルパー・アプリケーション付きのブラウザーで直接に、あるいはGoogleドキュメントで表示したり開いたりできる。着信した緊急の電子メールには星印も付けておく。毎朝星印の付いた電子メールをチェックすれば、その日の作業を適切に計画することができる。さらに、Googleカレンダーのメモを受信箱に送り、フィルターを使って分類しラベルを付けて保管しておけば、いつ誰と面会するかも簡単にわかる。
仕上げに、自分が使用するすべてのブラウザーでGmailをスタート・ページにしておく。こうすれば、接続して最初に目にするのは常に我が分類整理システムということになり、星印とラベルのチェックを忘れることがない。お陰で、書くべきこと、電話すべき相手、必要なファイルの所在はいつでも明確だ。すべてはGmailにある。